Ett innovativt sätt att organisera det kommersiella teamet på hotell

09 november 2021
Hotell måste möjliggöra produktiva samtal mellan avdelningar för att minimera de skadliga effekterna av att arbeta i silos. Ta istället ett nytt tillvägagångssätt genom att rita organisationsschemat med hjälp av cirklar, sätta upp mål och ge teammedlemmarna tillgång till samma information och insikter.

Innan pandemin var det en diskussion om kommersiella roller som arbetar i silor. Som ett resultat av detta upplevde hotellföretagen en produktivitetsförlust. Ofta fattade marknadsföring och revenue sina egna beslut som bara var baserade på deras syn och inte med tanke på företagets bästa. Vägen framåt handlade då om att tänka på att bryta ner silorna och arbeta som ett team.

Organisera för att fokusera

Hotellföretag bör organisera sig på ett sätt som stödjer deras strategi. Syftet är att skapa fokus på det mest kritiska för att bli framgångsrik. Det finns några betydande fördelar. En är att fokus höjer kompetensutvecklingen. Medarbetaren kommer att följa inlärningskurvan snabbare och längre om han/hon är koncentrerad på ett ansvarsområde. Högre skicklighet betyder högre produktivitet - fler saker görs snabbare och mer exakt. En annan fördel är att den fokuserar resurser/investeringar på ett visst område för att lösa en uppgift eller nå ett mål. Sammanfattningsvis, en struktur ger fokus, höjer kompetens, koncentrerar resurser och ökar därmed produktiviteten. Det låter för bra för att vara sant, så det finns några nackdelar.

Undvik att bygga silos

Organisationsstruktur ger också väggar eller silos, vi och dem, och därför suboptimering. Vikten av en sömlös gästupplevelse går förlorad. Istället blir arbetet fokuserat och uppdelat på avdelningar med väggar åt alla håll. Chefer och anställda tyckte att de gjorde vad de skulle och skyllde på den andra avdelningen för att de inte gjorde rätt.

Organisera för framgång

Oavsett hur hotellföretaget organiserar sig kommer det alltid att finnas väggar någonstans i organisationen. Lösningen är att uppmuntra produktiva samtal över gränser för att människor ska kunna fatta det bästa gemensamma beslutet för företaget och inte bara för avdelningen. Här är några idéer för att möjliggöra konstruktiva diskussioner.

Organisera som överlappande cirklar

Ett traditionellt organisationsschema består av rutor och strikta relationer mellan rektanglarna. Det finns ingen överlappning mellan rollerna, vilket tenderar att bygga ännu högre murar mellan avdelningarna. Rita istället organisationsschemat med överlappande cirklar. På så sätt kommer hotellet att tydlig se de områden där det behövs en produktiv diskussion för att nå ett bättre flöde och högre resultat. Varje cirkel i en organisation tenderar att överlappa mer än en cirkel, vilket liknar den verkliga världen mer än ett traditionellt diagram. Det finns fortfarande en vägg någonstans, men avdelningar bjuder in sina kollegor till delar av sina domäner och visar därigenom mycket mer öppenhet för andras idéer.

Sätt mål på rätt sätt

Även cirklar har väggar, så högsta ledningen måste få alla medarbetare att sträva mot samma vision. Varje hotell behöver en långsiktig vision och tydliga mål på vägen för hotellet och varje avdelning. Olika avdelningar på hotellet kommer att fokusera på att nå sina mål, så högsta ledningen måste säkerställa att alla mål är i linje med visionen. Med anpassade mål strävar varje avdelning och alla i teamet i samma riktning. Gemensamma och anpassade mål kommer att uppmuntra samtal mellan avdelningarna om hur man kan förbättra produktiviteten för att nå målen snabbare.

Bygg ett system för teamet

Ett samtal baserat på samma information och insikter blir mer produktivt och leder till de bästa gemensamma besluten för företaget. Att ha enkel tillgång till samma data i ett system kommer dessutom att öppna kommunikationen mellan avdelningarna. Traditionellt sett är många system som används inom hotellbranschen specialistsystem och, på grund av hög komplexitet och sofistikerade funktioner, endast tillgängliga för välutbildade specialister. Som ett resultat har fristående system cementerat silorna och försvårat ett produktivt samtal mellan avdelningar och medarbetare. Hotell behöver fortfarande specialistsystem, men de kan skicka data och information till ett system som är tillgängligt för alla roller i det kommersiella teamet. Med ett system är det möjligt att följa vägen mot de övergripande målen för hotellet och de anpassade målen på alla avdelningar. Som ett resultat kommer produktiviteten att förbättras och lönsamheten att öka.