De långsiktiga fördelarna med automatisering på hotell

19 juli 2022
De kortsiktiga fördelarna med att automatisera repetitiva, manuella arbetsflöden är välkända: spara tid, spara pengar och öka effektiviteten. Men det finns mindre kända, långsiktiga fördelar med automatisering, och de kan ha en djupgående och varaktig effekt på framgången för ett hotell. Här är tre sätt på vilka automatiseringsprocesser kan förvandla ett hotell på lång sikt.
De tre långsiktiga fördelarna med automatisering inkluderar förbättrad beslutskvalitet, ökad medarbetarinnovation och minskad risk på grund av manuella fel.
 

Stimulera anställda till innovation

En ofta förbisedd fördel med automatisering är möjligheten att frigöra tid för anställda att fokusera på innovation genom att automatisera manuella, repetitiva uppgifter. Enligt en rapport från Smartsheet "Smartsheet Automation in the Workplace Report" sa mer än 40 % av de tillfrågade att de spenderar minst en fjärdedel av sin arbetsvecka på manuella, repetitiva uppgifter. 59 % säger att de skulle kunna spara sex eller fler timmar i veckan om företaget kunde automatisera dessa uppgifter.
 
Marknadsförare, säljare och revenue managers är mer upptagna än någonsin att hantera den dagliga verksamheten när branschen återhämtar sig. Problem med att hitta och anställa kvalificerade personer begränsar tiden för planering och innovation. Det finns ingen tid att tänka ut nya innovativa idéer på grund av att medarbetarna är mer upptagna än någonsin tidigare. Även med längre arbetstider rapporterar anställda att de lägger 25 % av sin tid på repetitiva uppgifter av lågt värde. Att spendera tid på icke-nödvändiga uppgifter tar avsevärd tid från värdefullt, innovativt arbete. För att få en konkurrensfördel måste hotellföretagen hitta en lösning på manuellt, repetitivt arbete och istället använda den tiden till innovation.
 
I undersökningen sa över 75 % av de tillfrågade att automatisering skulle frigöra tid för mer intressanta, värdefulla arbetsuppgifter – arbete de hellre skulle ta sig an. Föreställ dig vad anställda skulle kunna göra under dessa sex timmar i veckan om hotellet automatiserade alla repetitiva enformiga arbetsuppgifter.
 
Genom att automatisera vardagliga uppgifter kan de kommersiella rollerna fokusera på viktigare arbete och genomföra detta mer effektivt. Det kommer också att resultera i ökad arbetstillfredsställelse och lägre personalomsättning, eftersom den sparade tiden flyttas till ett mer meningsfullt och tillfredsställande arbete – inklusive innovativa projekt och initiativ. Automatisering kan också leda till minskade kostnader för rekrytering, drift, administration och leder därför till långsiktiga produktivitetsvinster.

Minska risken

Automatisering kan också leda till färre fel, förbättrad noggrannhet och minskade affärsrisker i hotellföretag. Genom att automatiskt hantera information och spåra ändringar eliminerar anställda fel som orsakas av manuell datainmatning. Hotell kan till och med se i systemen när någon lagt till information eller gjort ändringar och vem som har gjort det.
 
När hotellet väl har samlat informationen i ett centralt placerat system kan anställda och andra intressenter enkelt samarbeta, granska och analysera data och vidta omedelbara åtgärder, vilket ökar möjligheterna till att vinna fler affärer och därmed öka intäkterna. Tillgång till all information på ett ställe minskar också risken för att missa viktig information lagrad i fritående system med begränsad åtkomst.
 
Ett annat sätt att minska risken är att göra informationen lättförståelig genom föranalys och visuellt begripliga presentationer. När människor har tillgång till information och förstår vad informationen betyder är det mer sannolikt att de vidtar rätt åtgärder för att förbättra intäkter och resultat.
 
Hotell minskar också risken när de olika rollerna i det kommersiella teamet kan samarbeta utifrån samma information, vilket minimerar risken för missförstånd.
 
Ett sista sätt att minska risken är att säkra all centralt placerad data när hotell byter ut eller uppgraderar sina operativa system, såsom PMS, POS och andra system. Dataflödet från nya system kan fortsätta att uppdatera det centralt placerade datalagret för att behålla tidsserier och annan viktig information för att säkra framgången för hotellföretaget.

Ta bättre beslut

Alla kan enkelt komma åt korrekt, realtidsinformation när hotell automatiskt fångar och sparar data på ett ställe. En källa till sanning gör det möjligt för anställda att fatta bättre beslut snabbare och ger hotellet högre kvalitet i besluten.
 
Automatiserad rapportering ger korrekt information i realtid för högsta ledningen och andra beslutsfattare så att de kan fatta bättre beslut snabbare utan att behöva oroa sig för inaktuella diagram och försenad rapportering.

Demand Calendar automatiserar datainsamling

Demand Calendar automatiserar datainsamlingen från hotellets PMS och många andra datakällor. Användare kan enkelt ställa in enkla automatiseringsregler såsom varningar och påminnelser i systemet.
 
När informationen har importerats automatiskt till ett centralt datalager och föranalyserats i Demand Calendar, kan det kommersiella teamet och högsta ledningen omedelbart se dashboards och rapporter i realtid med nyckeltal och jämförelser för att identifiera avvikelser och vidta åtgärder.
 
Även om de omedelbara fördelarna med automatisering – sparad tid och pengar – är betydande, driver dessa tre långsiktiga fördelar det verkliga affärsvärdet av automatisering. De ökar snabbheten och noggrannheten i beslutsfattandet, minskar riskerna i hotellföretaget och ger de olika rollerna i det kommersiella teamet den tid och det utrymme de behöver för att förnya sig och fokusera på väsentligheter.