Innovativ teknologi för att automatisera repetitiva rutiner

14 juli 2022
Anställda inom besöksnäringen har varit vana vid att utföra vardagliga uppgifter under lång tid. Många behövde ett jobb och utförde gärna jobbet som deras chef tilldelade dem. Idag har situationen förändrats och besöksnäringen har brist på arbetskraft i alla positioner. När ett hotell väl hittar någon som vill arbeta i branschen har arbetsgivaren ett ansvar att se till att människor stannar i företaget och branschen. Ett sätt att göra detta är att eliminera alla tråkiga vardagliga uppgifter som ny teknologi kan utföra snabbare och mer exakt. Att ta bort vardagliga sysslor kommer dessutom att göra jobbets innehåll mer spännande och givande, vilket kan inspirera anställda att göra karriär i branschen.
Många hotell har ett dynamiskt team av kreativa tänkare och problemlösare inom marknadsföring, försäljning och intäkter. Men tyvärr, förutom vad hotellledningen vill att de ska uppnå, lägger de många timmar varje vecka på att manuellt samla in data, sammanställa rapporter och föja rutiner. Så behöver det inte vara, så låt oss titta närmare på de vardagliga uppgifter som hotell kan automatisera för att nå högre produktivitet när det gäller att skaffa intäkter för hotellet.
 

Vad är vardagliga uppgifter?

Definitionen av en vardaglig uppgift är en uppgift som är repetitiv, tråkig, improduktiv, men ändå nödvändig för andra uppgifter. Till exempel borde många uppgifter, som att samla in data från olika källor, ha automatiserats för länge sedan.
 
Enligt en rapport från McKinsey Global Institute kan i cirka 60 procent av yrkena, minst en tredjedel av de aktiviteter som utgör ett specifikt jobb, automatiseras. Dessutom ser de flesta medarbetare denna automatisering som något positivt och är angelägna om att dra fördel av automatisering som har potential att göra deras arbete – och deras liv – bättre. Denna undersökning involverade inte specifikt kommersiella roller på hotell, men hotell kan också tillämpa dessa resultat.

Tre sätt att hantera vardagliga uppgifter

Det finns många sätt att hantera vardagliga uppgifter produktivt. En är att göra dem manuellt och få dem gjorda så effektivt som möjligt. En annan är att lägga ut vardagliga funktioner till någon annan, som kan få jobbet gjort snabbare och till en lägre kostnad. Ett tredje alternativ är att automatisera för att öka produktiviteten och fokusera energin på mer väsentliga uppgifter.

Schemalägg de vardagliga uppgifterna

Det bästa tillvägagångssättet är att blocka tid i kalendern när du ska göra de dagliga rutinuppgifterna. Avsätt tid när du ska arbeta för att minska risken att bli avbruten. På så sätt kan teamet göra jobbet snabbt och kommer att kunna lägga mer tid på viktigare uppgifter.

Outsourca

Låt någon annan göra de vardagliga uppgifterna. Definiera tydligt jobbet och det förväntade resultatet innan du kontaktar potentiella företag som kan utföra uppgiften. Outsourcing kan vara fördelaktigt, särskilt när hotell har svårt att hitta anställda. De kommersiella teammedlemmarna kan då istället fokusera på uppgifter som kräver mänsklig intelligens, kreativitet och interaktion.

Automatisera

Hotell kan automatisera många repetitiva uppgifter, som att samla in data, förbereda rapporter, spåra inkommande bokningar, följa upp intäkten per kund, etc. Hotell är bra på att automatisera vissa processer, som bokningsprocessen. Bokningar i alla distributionskanaler hamnar automatiskt i hotellets PMS utan mänsklig inblandning. 99 % av tiden fungerar detta perfekt, och någon behöver bara hantera undantagen. Automatisering syftar till att eliminera huvuddelen av arbetet för att frigöra värdefull tid för anställda att fokusera på viktiga uppgifter.

Lösningar

Automatisera manuella, repetitiva uppgifter och processer för att frigöra tid för mer värdefulla uppgifter, öka moralen, förbättra resultatet och främja en innovationskultur. Hur ska det gå till om ditt kommersiella team har fullt upp. Hur kan du övertyga dem att avsätta tid och energi för att införa nya automatiserade arbetsprocesser?
 
Istället för ett komplext automatiseringssprojekt för arbetsprocesser, leta efter en branschlösning med välbekanta processer som kan ta över det mesta av bördan av vardagliga uppgifter. Välj en leverantör som fokuserar på hotell och som till fullo förstår komplexiteten i att driva en kommersiell avdelning på ett hotell. Här är några idéer för att bygga och införa automatiserade arbetsflöden i det kommersiella teamet.

Fråga teamet

Fråga teamet vilka uppgifter de vill slippa. Det första steget i en automatiseringsprocess är att bestämma vad som ska automatiseras. Börja med de vardagliga, lågvärdiga uppgifterna som kan behöva göras men som ingen gillar att göra, som att samla in data, kopiera, klistra in, sammanställa information, förbereda rapporter etc. Allt detta är exempel på repetitiva uppgifter som ett hotell kan automatisera. Resultaten levereras sedan till teammedlemmarna för att förbättra deras förmåga att analysera, rekommendera och vidta åtgärder.

Verktyg för hela teamet

Leta efter system och verktyg som fungerar för alla i teamet, inte bara ett fåtal. Till exempel består det kommersiella teamet av många olika roller, såsom marknadsföring, försäljning och revenue, så se till att den automatiserade lösningen kan ta itu med de vanliga arbetsutmaningarna som alla står inför, snarare än att bara arbeta för specifika roller eller udda processer.

Minska e-postkommunikation

Hotell måste kommunicera snabbt för att kunna vidta åtgärder när möjligheter uppstår. E-post går för långsamt och verbal kommunikation riskerar att hamna mellan stolarna eller glömmas bort. Ett system för det kommersiella teamet med all information på ett ställe minskar risken att missa viktig information. Hela teamet har tillgång till data, prognoser, bokningsläge, försäljningspipelines och KPI:er som visar hur hotellet presterar. Ett väldesignat system levererar uppdateringar och varningar till teammedlemmarna när de behöver vidta åtgärder. Dessutom kan teammedlemmar behålla inkorgen för e-posten för viktiga meddelanden som behöver mänskliga handpåläggning.

Demand Calendar för kommersiella team

Alla automatiseringsinitiativ bör hjälpa anställda att göra sitt arbete mer effektivt och frigöra dem för kreativt tänkande och mer värdefulla uppgifter, så att de kan bli mer effektiva och uppnå mer. Genom att börja i liten skala med några funktioner i en användarvänlig, mycket flexibel plattform, såsom Demand Calendar, kommer hotellet att snabbt kunna dra nytta av den inbyggda automatiseringen. Över tid kan hotellet utveckla användandet till fler funktioner för att ta till vara på fler möjligheter för det kommersiella teamet att öka intäkter och resultat.