Allt-i-ett eller specialistsystem?
24 januari 2023
Hotellbranschen är en hårt konkurrensutsatt bransch vilket innebär att ett hotell ständigt måste sträva efter att förbättra sin verksamhet för att förbli lönsamt. Ett av nyckelområdena där hotell kan förbättras är marknadsföring, försäljning och revenue management. Tyvärr behöver många hotell hjälp inom detta område på grund av användningen av specifika, inkompatibla och inkonsekventa system bara anpassade för vissa funktioner.
Ett av de största problemen med nischade system på hotell är att de gör det svårt för olika avdelningar att dela information och samarbeta effektivt. Till exempel kan marknadsavdelningen använda ett system för att följa upp kunddata, medan försäljningsavdelningen använder ett annat system för att följa upp försäljningsdata. Detta gör det svårt för de två avdelningarna att dela information och arbeta tillsammans för att nå gemensamma mål. Detta kan leda till förvirring, ineffektivitet och missade möjligheter, vilket negativt påverkar ett hotells resultat.
Ingen helhetssyn
Ett annat problem med specialistsystem är att de kan göra det svårt för hotell att få en fullständig och korrekt bild av sin verksamhet. Anta till exempel att marknadsavdelningen använder ett system för att spåra kunddata och att revenue management använder ett annat system för att följa upp intäktsdata. I så fall kan det vara svårt för hotellchefen att få en helhetsbild av sitt hotells utveckling. Detta kan göra det svårt för chefer att identifiera områden där förbättringar behövs och att fatta datadrivna beslut för att förbättra resultatet.
Inkompatibla system kan också vara ett stort problem för hotell. Anta till exempel att ett hotell använder olika system för olika avdelningar, till exempel ett system för in- och utcheckning och ett annat för städning. I så fall kan det vara svårt för de andra avdelningarna att dela information och samarbeta effektivt om inte systemen har perfekt integration. Detta kan leda till ineffektivitet, till exempel dubbeldatainmatning, och kan göra det svårt för chefer att få en fullständig och korrekt bild av sin verksamhet.
Inkompatibla system kan också vara ett stort problem för hotell. Anta till exempel att olika avdelningar använder olika system för att följa upp liknande uppgifter, till exempel kunddata. I så fall kan chefer tycka att det är svårt att få en konsekvent och korrekt bild av kundernas beteende och preferenser. Detta kan göra det svårt för chefer att identifiera trender och fatta datadrivna beslut för att förbättra kundnöjdheten samt intäkterna.
Hotell måste ta ett mer holistiskt förhållningssätt till sina marknadsförings-, försäljnings- och revenuesystem för att komma till rätta med dessa problem. Det kan handla om att konsolidera olika system till en enda integrerad plattform eller införa ett mer flexibelt och skalbart system som kan anpassas för att möta behoven hos flera olika avdelningar. Dessutom bör hotellen förbättra kommunikationen och samarbetet mellan avdelningarna och säkerställa att alla arbetar tillsammans för att genomföra gemensamma planer och mål.
Sammanfattningsvis kan avdelningsvisa, inkompatibla och inkonsekventa system vara ett stort problem för hotell, vilket gör det svårt för olika avdelningar att dela information och samarbeta effektivt och gör det svårt för chefer att få en fullständig och korrekt bild av sin verksamhet. För att övervinna dessa problem måste hotellen ta ett mer helhetsgrepp på sina marknadsförings-, försäljnings- och revenue managementsystem och arbeta för att förbättra kommunikationen och samarbetet mellan olika avdelningar. Genom att ta dessa steg kan hotellen förbättra sin verksamhet och öka sina intäkter och resultat.
Allmänt och brett eller specialiserat och djupt
Det finns för- och nackdelar med att använda ett system med bred funktionalitet som många roller i ett företag kan använda, samt flera mycket djupa och specialiserade system för specifika funktioner.
Fördelar med att använda ett system med bred funktionalitet
- Enkelhet och användarvänlighet: Ett system med bred funktionalitet kan vara enklare och lättare för anställda i olika roller. De behöver bara lära sig att använda ett snarare än flera system.
- Förbättrad datakvalitet: Genom att använda ett enda system kan data matas in och lagras, vilket gör det enklare att analysera och fatta beslut baserat på dessa data.
- Ökad effektivitet: Genom att använda ett enda system kan anställda komma åt den information de behöver utan att växla mellan flera system, vilket sparar tid och förbättrar produktiviteten.
- Kostnadseffektivt: Ett enda system kan vara billigare att köpa, implementera och underhålla än flera specialiserade system.
Nackdelar
- Begränsad funktionalitet: Ett system med bred funktionalitet kanske inte har samma djup inom specifika områden som ett specialiserat system, vilket begränsar dess effektivitet för särskilda roller eller uppgifter.
- Svårare att anpassa: Ett system med bred funktionalitet kan vara svårare att anpassa till de specifika behoven hos olika roller eller uppgifter, vilket begränsar dess effektivitet.
- Ökad komplexitet: Ett system med bred funktionalitet kan vara mer komplexa än specialiserade system, vilket gör det svårare att använda och underhålla för specifika roller eller uppgifter.
Fördelar med att använda flera mycket djupa och specialiserade system
- Större djup av funktionalitet: Specialiserade system kan ha större funktionalitet inom specifika områden, vilket gör dem mer effektiva för vissa roller eller uppgifter.
- Lättare att anpassa: Specialiserade system kan lättare anpassas till de specifika behoven för olika roller eller uppgifter, vilket gör dem mer effektiva.
- Förbättrad datakvalitet: Specialiserade system kan förbättra kvaliteten på data och noggrannhet genom att tillhandahålla specialiserade verktyg för att samla in, lagra och analysera data som är specifik för den uppgift eller roll som systemet är designat för.
Nackdelar
- Ökad komplexitet: Specialiserade system kan vara mer komplexa än de med bred funktionalitet, vilket gör det svårare att använda och underhålla för specifika roller eller uppgifter.
- Ökade kostnader: Specialiserade system kan vara dyrare att köpa, implementera och underhålla än ett enda system med bred funktionalitet.
- Minskad datakonsistens: Om olika specialiserade system används för andra roller kan data matas in och lagras på olika sätt, vilket gör det mer utmanande att analysera och besluta utifrån dessa data.
- Ineffektivt: Anställda kan behöva växla mellan flera system för att få tillgång till den information de behöver, vilket kan ta längre tid och minska produktiviteten.
Sammanfattningsvis, om man ska använda ett system med bred funktionalitet eller flera mycket djupa och specialiserade system beror på företagets specifika behov och vilka uppgifter eller roller systemen kommer att användas för. Därför är det viktigt att utvärdera systemens specifika behov och kapacitet och väga fördelar och nackdelar innan du fattar ett beslut.
Att hitta människor med kunskap och färdigheter
Inom besöksnäringen, där det kan finnas ett behov av djup kunskap om att hantera data, marknadsföring och revenue management, kan valet mellan att använda ett system med bred funktionalitet eller flera system med djup funktionalitet avsevärt påverka effektiviteten i hotellet.
Anta att ett hotell väljer att använda ett system med bred funktionalitet. I så fall kan det vara enklare och lättare för anställda med begränsad kunskap inom datahantering, marknadsföring och revenue management att använda och förstå. Detta kan bidra till att förbättra noggrannheten hos de uppgifter som matas in i systemet och göra det lättare för anställda att få tillgång till den information de behöver för att fatta beslut. Men ett system med bred funktionalitet kanske inte har samma djup inom specifika områden som specialiserade system, vilket kan begränsa dess effektivitet för särskilda roller eller uppgifter.
Å andra sidan, om ett hotell väljer att använda flera system med djup funktionalitet kan det vara mer effektivt för anställda med djup kunskap om datahantering, marknadsföring och revenue management. Dessa specialiserade system kan ha större funktionalitet inom specifika områden, vilket gör dem mer effektiva för vissa roller eller uppgifter. Dessa specialiserade system kan dock vara mer komplexa och krävande för anställda med begränsad kunskap om datahantering, marknadsföring och revenue management. De kan också vara dyrare att köpa, implementera och underhålla.
Ytterst kommer valet mellan ett system med bred funktionalitet eller flera system med djup funktionalitet att bero på hotellets specifika behov och de anställdas kvalifikationer. Till exempel, om hotellet har ett mycket skickligt och kunnigt team som effektivt kan använda och underhålla specialiserade system, kan det vara det bästa alternativet att använda flera system med djup funktionalitet. Men om hotellet har ett mindre skickligt team kan det vara ett bättre alternativ att använda ett system med bred funktionalitet.
Det är också möjligt att överväga ett hybridupplägg, där ett system med bred funktionalitet används som grund. Sedan läggs specialiserade system till efter behov för att ge det nödvändiga djupet av funktionalitet samtidigt som enkelheten och användarvänligheten bibehålls.
I vilket fall som helst är det viktigt att korrekt utvärdera hotellets specifika behov, kapacitet och begränsningar för att fatta ett välgrundat beslut och säkerställa att de valda systemen effektivt uppfyller dess mål.
Vad är ett "best of breed"-system?
"Best of breed" är en term som används för att beskriva ett system eller en lösning som anses vara den bästa inom sitt specifika funktionsområde, till exempel ett gäst-CRM, revenue managementsystem eller channel manager, istället för att använda de mycket allmänna funktionerna som finns inbyggda i hotellets PMS. Ett "best of breed"-system inom besöksnäringen har en djup och robust uppsättning funktioner och kapaciteter speciellt utformade för att möta behoven hos ett specifikt jobb inom besöksnäringen. Alla anställda kan dock behöva hjälp att förstå systemet och kräver därför en specialist för att hantera systemet. Dessutom är det fördelaktigt om systemet sömlöst integreras med hotellets allmänna system, såsom hotellets PMS, kassasystem (POS), centrala bokningssystem och redovisningssystem.
Vad är ett "bäst i klassen"-system?
"Bäst i klassen" syftar på ett system eller en lösning som anses vara den bästa i sin kategori eller bransch. Denna term hänvisar ofta till ett system som utmärker sig inom flera områden, såsom funktionalitet, skalbarhet, integration, användarvänlighet och support.
I besöksnäringen skulle ett "bäst i klassen"-system utmärka sig inom flera områden, såsom marknadsföring, försäljning, revenue management och rapportering till ledningen. Å andra sidan skulle ett "best of breed"-system utmärka sig inom ett specifikt område, som t.ex. prissättning.
Allmänt eller nisch
Ett system som spänner över flera funktioner eller avdelningar och som inte är specialiserat på något specifikt område kallas ofta för ett "allt-i-ett"-system. Den här typen av system kan ha ett brett utbud av funktioner och egenskaper som olika roller och avdelningar kan använda, men de kanske inte är lika djupa eller specialiserade som ett best-of-breed- eller nischsystem.
Med tiden har hotellteknologi utvecklats i båda riktningarna, den har blivit mer specialiserad och nischad men har också gått mot fler allt-i-ett-system för att tilltala ett bredare spektrum av användare.
Å ena sidan, i takt med att tekniken har utvecklats, har hotellteknologi blivit allt mer specialiserade och nischade. Tidigare användes exempelvis hotellens PMS enbart för att hantera gästbokningar och betalningar. Nu finns det specialiserade system för revenue management, distribution, lojalitetsprogram och många andra områden. Dessutom har dessa specialiserade system ofta en djupare och mer robust uppsättning funktioner och kapaciteter speciellt utformade för att möta behoven i besöksnäringen.
Å andra sidan, eftersom branschen har blivit allt mer konkurrenskraftig och hotellen har försökt effektivisera sin verksamhet, har det också funnits en trend mot att använda mer generella system för att förenkla saker och bredda åtkomst och användning. Dessa "allt-i-ett"-system integrerar flera funktioner, såsom marknadsföring, försäljning, revenue management, business intelligence, rapportering och andra funktioner, för att tillhandahålla en mer bekväm och centraliserad plattform för anställda att hantera flera delar av hotellets verksamhet.
Under de senaste åren har det funnits en trend mot molnbaserade system och Software as a Service (SaaS) vilket har möjliggjort mer flexibilitet vad gäller anpassning och skalbarhet, vilket har gjort det lättare för hotell att välja ett system som bäst passar deras behöver och kan enkelt integreras med andra system. Ett resultat av detta är att branschen går mot en mer integrerad och centraliserad plattform som enkelt kan anpassas och skalas för att möta hotellets specifika behov samtidigt som de ger anställda en mer bekväm och användarvänlig upplevelse.
Slutsats: Ett generellt system är tillräckligt bra
Det är lätt att förstå analogin med att ett generellt system för gästfrihet är som en iPhone och ett specialistsystem som en avancerad professionell digitalkamera. En person kan till exempel använda en iPhone för de flesta av sina dagliga behov, som att ringa, skicka meddelanden och ta bilder, men kan då och då behöva en specialiserad kamera för mer avancerad fotografering. För de flesta hotell räcker dock den inbyggda kameran i iPhone. På samma sätt kommer många hotell att upptäcka att ett allmänt system, såsom ett hotell PMS, ett redovisningssystem och ett kommersiellt system, räcker för det mesta av deras dagliga verksamhet. Större hotell och hotellgrupper kan dock behöva specialiserade system, såsom ett revenue managementsystem, för mer avancerade och specifika behov.
Många hotell skulle sannolikt behöva ett generellt system och ett eller flera specialistsystem för att effektivt hantera sin verksamhet och uppnå sina affärsmål. Ett generellt system ger en central plattform för anställda att hantera flera delar av ett hotells verksamhet. Däremot kan ett specialistsystem tillhandahålla mer djupgående och avancerade funktioner och möjligheter som kan hjälpa hotell att optimera sina intäkter, förbättra kundnöjdheten eller få insikter i deras verksamhet. Den specifika kombinationen av system kommer att bero på hotellets storlek och komplexitet, såväl som hotellets specifika behov och mål.