Undanröj hindren för det kommersiella teamet

28 juli 2022
Efter pandemin är det inte lätt att hitta folk som vill arbeta i hotellbranschen. Anta att hotell inte kan hitta de anställda de behöver. I så fall finns det bara två andra alternativ: Driva hotellet med lägre kapacitet med samma gamla arbetssätt eller ändra arbetssätt så att anställda kan få fler saker gjorda utan att behöva lägga ner fler timmar och bli utbrända.
Den här bloggen handlar om kommersiellt arbete på hotell, så låt oss ta reda på hur rollerna i det kommersiella teamet kan bli mer produktiva.
 

Problem börjar alltid på toppen

Vad är det bästa sättet att hindra det kommersiella teamet från att maximera sin potential? Är företagets ledare eller hotellets general manager flaskhalsen? Här är tre tecken som gör jobbet svårt för det kommersiella teamet.

Chefen delegerar inte

Framgångsrika ledare delegerar, så varför är det utmanande för många ledare inom hotell att lita på sitt team och delegera uppgifter och ansvar? Den gamla ursäkten att det går snabbare att göra det själv är väldigt kortsiktig och skapar inte tillit eller utvecklar medarbetarna. Teamen får ingen energi om deras chef gör allt det roliga och överlåter det tråkiga arbetet till medarbetarna.
 
Ta dig tid att identifiera vad som håller dig tillbaka från att delegera. Är du rädd för att tappa synlighet och kontroll, eller behöver du nya kunskaper för att utveckla ditt team? Ett sätt att stärka teamet är att öka transparensen och ge alla medarbetare tillgång till samma information om mål, uppgifter och prestationer. Personer med tillgång till samma information kan hjälpa till att driva företaget mot uppställda mål och budget. Dashboards kan i de flesta system uppdateras i realtid om systemet är modernt och välintegrerat med alla datakällor.
 
Att samla all omfattande data från alla olika system i hotellet till ett system kommer inte bara att göra jobbet lättare för det kommersiella teamet utan också ge ledaren omedelbar tillgång till hotellets nyckeltal. Som ett resultat kan ledarna enkelt delegera uppgifter och ansvar, coacha sina medarbetare samtidigt som de har full kontroll över vad som händer.

Dåligt utformade processer

Väl utformade processer leder till att arbetet utförs snabb och noggrant medan för många krångliga procedurer, eller inkompletta processer, skapar hinder i arbetet. I en undersökning svarar fler än 40 % av informationsarbetarna (kommersiella team på hotell är i denna kategori) spenderar minst en fjärdedel av sin arbetsvecka på manuella, repetitiva uppgifter, vilka hotellen skulle kunna automatisera. En annan undersökning visade att medarbetare spenderar 36 % av sin arbetsdag på att leta efter och sammanställa information.
 
Det är förmodligen värre på hotell. Data lagras överallt i många olika system och absolut inte på samma plats. Hotell är fantastiska på att samla in stora mängder data, men data hamnar ofta i fristående system. På hotell flödar gästerna nu som tidigare och många är för upptagna för att ens tänka på hur man på bästa sätt kan använda all värdefull data för att spara tid, öka produktiviteten och fatta bättre beslut för att öka intäkter och resultat.
 
Ägare, högsta ledning och ledare inom hotellbranschen har underinvesterat i system för automatisering för att öka produktiviteten. Resultatet är att en del av jobbet är repetitivt, tråkigt och innehållslöst. Inte konstigt att hotell har svårt att hitta personer som vill arbeta i dessa positioner. Dessutom och värre är att hotell betalar kvalificerade och kunniga människor för att de utför arbete som hotell borde ha automatiserat för länge sedan — vilket slöseri med pengar.
 
För att dra hotellet ur denna cykel måste ledarna vidta åtgärder och utvärdera vardagliga processer. Det enklaste sättet är att fråga medarbetarna vilka uppgifter de vill ta bort. Det kommer sannolikt att vara de repetitiva vardagliga uppgifterna som är lättast att automatisera. Medarbetare kan inte sluta göra en del av sina jobb, så analysen av processerna som sedan följs av beslut om att investera i att förbättra processer är ägarens, högsta ledningens eller ledarens ansvar – inte den anställde.
 
Ett annat sätt att upptäcka processer som behöver förbättras är att titta på vilket arbete som kräver chefens godkännanden. Hotellen måste arbeta snabbt för att förbli konkurrenskraftiga, så dåligt utformade processer som bromsar beslutsfattandet är en direkt kostnad i form av tid och förlorade möjligheter.

Otydliga mål och förväntningar

Det sista problemet att lösa är kommunikationen. Även om ledarna delegerar på lämpligt sätt och effektiviserar processer, fortsätter de att hindra produktiviteten när de inte kommunicerar mål och förväntningar till teamet. Genom att klargöra mål och förväntningar ger ledare sina anställda möjlighet att agera självständigt.
 
Sätt upp övergripande mål och kommunicera dessa till alla medarbetare på hotellet. Diskutera och definiera sedan hur det kommersiella teamet bidrar till dessa generella mål. När teamet förstår och kommer överens om att mäta sitt bidrag till målen kan arbetet mot målen börja. Lättåtkomliga dashboards kan automatiskt visa på utvecklingen så att medarbetarna kan fokusera på att vidta åtgärder istället för att slösa tid på att manuellt samla in och bearbeta data.
 
Fokusera och anpassa teamet genom att fokusera på några få nyckeltal (högst fem per team). Motstridiga mål och nyckeltal borde vara ett problem från det förflutna då kommersiella roller arbetade i sina egna avdelningar.

Låt teamet göra hotellet till en framgång

Många ledare inom hotellbranschen inser inte att med rätt tankesätt och rätt verktyg kan de enkelt ta bort hinder för det kommersiella teamet och bana väg till framgång för hotellet. När hotell återhämtar sig från flera problematiska år är det ett perfekt tillfälle att ta små steg för att klargöra och delegera ansvar, tänka om och automatisera vardagliga processer och sätta upp och kommunicera mål.

Demand Calendar gör det enkelt för ledare

Demand Calendar samlar in data från många olika källor till ett ställe där informationen är lättillgänglig för ledare och kommersiella team. Dessutom visar dashboards utvecklingen vilket gör det enkelt att delegera uppgifter och ansvar.
 
Demand Calendar har försiktigt uppdaterat de traditionella processerna i hotell för att förbättra produktiviteten men samtidigt behålla samma välbekanta sätt att arbeta. Nyckeln är att automatisera de vardagliga och repetitiva uppgifterna för att samla in och hantera data för att fullt ut använda kunskaper och färdigheter som kräver mänsklig tankekraft där de behövs som mest.
 
Slutligen kan chefer och medarbetare tillsammans sätta mål och följa utvecklingen i enkla och tydliga dashboards i Demand Calendar.