Snabbare intäktsrapporteringen i slutet av månaden på hotell

08 februari 2022
De flesta hotell nöjer sig varje månad med en bakåtblickande historisk resultatrapport som dessutom ofta tar flera dagar att få fram. De hotell som är mer framgångsrika gör även en framtidsintriktad intäktsrapport och prognos varje månad. En alltid uppdaterad bild av framtiden ger hotellet varningssignaler i tid och ökar ledningens handlingsutrymme.
Om du är i högsta ledningen, platschef, kommersiell chef eller ekonomichef på hotellet, bör du fokusera på den kommersiella rapporteringen den första dagen efter månadens slut. Intäktsrapporterna kan vara automatiserade men behöver alltid kommenteras för att lägga till lite mänskligt omdöme till alla siffror.
 
När man implementerar en process för intäktsrapportering är det viktigt att engagera teamet i alla detaljer och upprätta en tydlig tidslinje. Här är några av de åtgärder som behövs i processen.
.

Uppdatera prognosen

Processen startar den sista arbetsdagen i månaden med att uppdatera prognosen för de kommande 12-18 månaderna. Analysera efterfrågan och uppdatera prognosen dag för dag. Uppdatera prognosen för rum och ADR, och om hotellet arbetar med totala intäkter, uppdatera prognosen för alla intäktskällor. Under uppdateringen av prognosen kommer hotellets revenue manager också att upptäcka var det är nödvändigt med prisjusteringar eller andra åtgärder för att stimulera efterfrågan på hotellet.

Analysera och kommentera

För att kunna analysera intäkterna korrekt måste intäkterna fördelas på respektive vistelsedag eller när gästerna konsumerar produkterna eller tjänsterna. Hotellets PMS, POS och andra system automatiserar detta med rätt inställningar. Omedelbart på morgonen första dagen efter månadens slut samlar du in, analyserar och sammanställer all data som hotellet behöver för en genomgripande analys för att bättre förstå vad som hände månaden som precis slutade. I ett system som Demand Calendar samlar och föranalyserar systemet automatiskt data, så att hotellets revenue manager enkelt bara kan lägga till kommentarer för att förklara alla siffror. Rapporten är sedan redo att distribueras till ledningsgruppen i hotellet och högsta ledningen i hotellbolaget.
 
Den fullständiga intäktsrapporten inkluderar
  • Utfall för månaden
  • Ackumulerat utfall hittills i år
  • Prognos för hela räkenskapsåret
  • Totala intäkter samt fördelat per kategori
  • Rumsstatistik
  • Marknadsdata
  • Pick-up/försäljning för de kommande 12 månaderna
  • On-the-books för de kommande 12 månaderna
  • Prognos för de kommande 12 månaderna
  • Kommentarer om månadens utfall
  • Kommentarer om utfallet hittills i år
  • Kommentarer om prognosen
 
Hotellets ekonomichef kan använda denna rapport för finansiell planering för de kommande 12 månaderna och producera en någorlunda korrekt resultatprognos för räkenskapsåret och även för kommande 12-månadersperiod.

Djupare intäktsanalys

Det sista steget är att analysera segment, kunder, kampanjer, distributionskostnader och andra detaljer för att lära dig vad som fungerade bra och vad som behöver förbättras i framtiden. Denna analys är till för att det kommersiella teamet ska kunna styra om aktiviteter och omfördela resurser till åtgärder som leder till högre intäkter. Genom att titta närmare på prognosen kan det kommersiella teamet på hotellet vidta åtgärder innan det är för sent och därmed ligga steget före konkurrenterna. Om dessa åtgärder är framgångsrika kommer de att synas i form av högre intäkter och en större marknadsandel i framtida rapporter.
 
Den djupare analysen är också att titta på varje teammedlems prestation. Syftet är att upptäcka områden där varje person behöver mer coachning eller hjälp för att nå målen snarare än att hitta syndabockar. Hotellbranschen måste hålla fast vid talanger och se till att de är tillräckligt utbildade och har tillgång till rätt information och rätt verktyg för att få sitt jobb gjort snabbare och mer exakt.

Framåtblickande

De finansiella rapporterna är väsentliga för att bättre förstå hotellets historiska resultat, men de berättar inte mycket om framtiden. Därför är den månatliga intäktsrapporteringen avgörande för hotellets framtida framgång. Utan en snabb och korrekt bedömning av framtidsutsikterna riskerar hotellet att hamna i ekonomiska problem utan föregående varningssignaler.