Optimera hotellets PMS för Strategiskt Värde och Effektiv Drift

Många hotell har investerat i sofistikerade PMS för att driva hotellen. Hotellens ledning uppfattar deras PMS i första hand som ett rent operativt system snarare än att se värdet av all data om gästerna som samlas i systemet. Denna, i grunden felaktiga, uppfattning kan bero på olika faktorer.

 

Verksamhetsfokus: Hotell förlitar sig främst på sitt PMS för dagliga operativa uppgifter, såsom att hantera bokningar, incheckningar, utcheckningar och rumstilldelningar. Det primära målet är att säkerställa smidig drift och leverera vad gästen bokat för sin vistelse. Resultatet blir ett fokus på omedelbara operativa behov snarare än långsiktigt tänkande.

Begränsad tillgång till data: Medan PMS-plattformar fångar en mängd gästdata, kan synbarheten och tillgängligheten för data inom organisationen vara begränsade. Uppgifterna kan endast vara tillgängliga för specifika avdelningar eller begränsade till grundläggande verksamhetsrapportering, vilket hindrar en bredare förståelse av dess värde och potential.

Brist på dataintegration: Förutom hotellets PMS arbetar hotell med flera andra system, såsom kassasystem (POS), system för kundrelationer (CRM) och plattformar för gästrecensioner vilket gör att data lagras i många separata system. Dessa datasilos kan göra det svårt att integrera och analysera data från olika system, vilket minskar möjligheten att få omfattande insikter från den kombinerade datan.

Begränsad analytisk kapacitet: Hotell kan sakna de nödvändiga analysverktygen och resurserna för att effektivt analysera och härleda meningsfulla insikter från gästdata i deras PMS. Hotell har svårt att identifiera mönster, trender och möjligheter som är dolda i datan utan korrekta analysmöjligheter. Det är helt enkelt för svårt och krångligt och då blir det ingen analys alls.

Sekretess och säkerhetsproblem: Hotell ansvariga för att skydda gästernas integritet och följa dataskyddsregler. Detta kan resultera i ett försiktigt tillvägagångssätt för dataanvändning, med oro för datadelning och potentiella intrång. Att hitta en balans mellan dataanvändning och integritetsskydd kan vara en delikat utmaning.

 

För att övervinna dessa utmaningar måste hotell inse värdet av sina gästdata utöver omedelbar drift. Genom att anta ett mer strategiskt tillvägagångssätt kan hotell frigöra potentialen i all insamlad data. Detta innebär dock att hotellet måste investera i dataanalysverktyg, utbilda sina medarbetare, främja samarbete mellan olika avdelningar för att samla all data från fristående system till ett ställe som är lätt tillgängligt för alla för att därigenom främja en datadriven kultur i hela organisationen.

 

Att utbilda hotellledningen och medarbetarna om fördelarna med att utnyttja gästdata för strategiskt beslutsfattande kan dessutom hjälpa till att förändra uppfattningen om PMS från ett rent operativt system till en värdefull tillgång. Genom att se PMS som en källa till värdefulla gästinsikter kan hotell utnyttja kraften i sina data för att förbättra operativ effektivitet, förbättra gästupplevelser och öka lönsamheten rejält.

När hotell enbart ser sitt PMS som ett operativt verktyg och inte prioriterar kvaliteten på den data de samlar in, driver de inte hotellet mot att nå den fulla lönsamhetspotentialen. Här är några exempel på var resultatet schabblas bort på vägen.

 

Missade intäktsmöjligheter: Låg datakvalitet, såsom felaktig eller ofullständig gästinformation, leder till missade intäktsmöjligheter. Utan korrekta gästprofiler blir det ofta fel leverans av gästupplevelser, marknadsföringsinsatser träffar fel målgrupp, det är svårt att veta vem som är beredd att betala för att uppgradera sitt rum och vem som vill äta i hotellets restaurang. Detta resulterar i förlorade intäkter och minskad lönsamhet.

Ineffektiv prissättning och revenue management: Låg datakvalitet och föråldrad information hindrar effektiva prissättnings- och intäktsstrategier. Utan tillförlitlig information om efterfrågemönster, gästpreferenser och marknadstrender är det svårt för hotell att optimera rumspriser, implementera dynamisk prissättning eller anpassa sina intäktsstrategier. Detta leder till suboptimala prisbeslut och missad intäktspotential, vilket i sin tur påverkar lönsamheten kraftigt negativt.

Ineffektiv drift: Låg datakvalitet påverkar också driften. Dubbletter eller redundant information om gäster förvirrar och leder till ineffektivitet i gästkommunikation, rumstilldelningar och betalning av gästnotor. Inmatningsfel, både manuellt och felmappade flöden i system, resulterar i felaktiga bokningar eller gästpreferenser, vilket orsakar driftstörningar och potentiellt påverkar gästnöjdheten. Dessa ineffektiviteter leder till ökade kostnader och minskad lönsamhet.

Felaktiga prognoser och planering: Datakvalitetsproblem påverkar möjligheten att göra trovärdiga prognoser som i sin tur påverkar hotellets planering. Om hotell förlitar sig på föråldrade eller inkonsekventa data för efterfrågeprognoser och resursallokering, blir prognoserna fel, vilket resulterar i överbemanning eller underbemanning, obalans i inköp och lager samt suboptimalt resursutnyttjande. Misstron mot prognoser som visar sig felaktiga leder till att alla avdelningschefer börjar göra sina egna prognoser. Detta leder till suboptimering som resulterar i ökade kostnader och missade intäktsmöjligheter.

Suboptimal marknadsföring och gästengagemang: Utan korrekt gästdata är det svårt för hotell att effektivt rikta marknadsföringskampanjer och kommunicera med gäster på ett personligt sätt. Felaktiga eller föråldrade gästpreferenser och kontaktinformation leder till irrelevanta erbjudanden, minskade svarsfrekvenser och minskade konverteringsfrekvenser. Detta påverkar effektiviteten av marknadsföringsinitiativ och försvårar för hotellet att attrahera gäster samt kräver större ansträngningar för att behålla befintliga gäster och kunder, vilket i slutändan påverkar lönsamheten.

 

Genom att försumma kvaliteten på den data de samlar in går hotell miste om möjligheter att öka intäkterna, förbättra effektiviteten i driften och ge exceptionella gästupplevelser. Hotell måste inse den direkta kopplingen mellan datakvalitet och lönsamhet och prioritera datakvalitet och metoder för att frigöra den fulla potentialen i hotellets verksamhet samt arbeta mot en långsiktigt hållbar lönsamhet.

För att ändra synen på data från att ses som något enbart nödvändigt för driften till något av strategiskt värde, kan hotell ta flera steg:

Utveckla en datadriven kultur: Främja en kultur inom organisationen som värdesätter data och dess potentiella inverkan på framgång. Detta innebär att utbilda anställda på alla nivåer om fördelarna med datadrivet beslutsfattande, främja datakompetens och uppmuntra ett tankesätt som innebär att hotellet ser data som en värdefull tillgång.

Skapa medvetenhet om potentialen i den data hotellet samlar in: Lyft fram framgångshistorier och fallstudier där datadrivna insikter har förbättrat lönsamheten eller förbättrat gästupplevelserna. Att dela konkreta exempel på hur data kan driva strategiskt beslutsfattande och ge positiva resultat kan hjälpa till att förändra uppfattningar och skapa entusiasm för dataanvändning.

Upprätta tydliga datamål: Definiera tydliga mål för att använda gästdata strategiskt. Anpassa målen med hotellets övergripande affärsmål, såsom intäktstillväxt, gästnöjdhet eller marknadsdifferentiering. Att ha specifika mål ger ett ramverk för hur data kan utnyttjas för att driva värde och lönsamhet.

Investera i dataanalys: Tillhandahåll de nödvändiga resurserna och verktygen för att stödja dataanalys och generering av insikter. Detta inkluderar att investera i analyssystem, anställa eller utbilda personal med kunskap i dataanalys och att etablera processer för att extrahera, analysera och visualisera data effektivt. Genom att ge team möjlighet att extrahera insikter från data kan hotell frigöra sin strategiska potential.

Bryt ner datasilos: Integrera data från olika källor, såsom PMS, POS, CRM-system och gästrecensioner, för att skapa en helhetssyn kring gästen. Att bryta ner datasilos och möjliggöra samarbete över avdelningar kan ge en heltäckande förståelse för gästbeteende och preferenser, vilket möjliggör mer riktade strategier och skräddarsydda upplevelser.

Prioritera datakvalitet och registervård: Inse vikten av datakvalitet och investera i metoder för registervård. Implementera processer för att regelbundet rensa och validera gästdata, för att säkerställa noggrannhet och fullständighet. Genom att prioritera datakvalitet kan hotell ingjuta förtroende för att hotellets data är rätt och öka dess värde som en strategisk tillgång.

Etablera datastyrning: Implementera ramverk för datastyrning för att säkerställa korrekt hantering, integritet och säkerhet för gästdata. Upprätta policyer, protokoll och riktlinjer för dataanvändning, delning och skydd för att balansera användningen av data för strategiska ändamål samtidigt som gästernas integritet skyddas. Detta är eventuellt överkurs för de flesta hotell.

Mät och kommunicera framgång: Etablera nyckeltal (KPI:er) och mätvärden för att mäta effekten av datadrivna initiativ. Följ upp och kommunicera regelbundet de positiva resultaten från dataanvändning för att förstärka värdet av datadrivet beslutsfattande i hela organisationen.

 

Genom att implementera dessa steg kan hotellen ändra sitt perspektiv på data från att bara vara ett nödvändigt ont för driften till att se det strategiska värdet. Med ett datadrivet tänkesätt kan hotell frigöra sin datas fulla potential, öka lönsamheten och leverera exceptionella gästupplevelser.

Att ha all data med hög kvalitet från många olika system samlad i ett lättillgängligt system kan ge flera betydande fördelar för ledningen och det kommersiella teamet på ett hotell. Här är fem viktiga fördelar:

 

Omfattande gästinsikter: Genom att konsolidera data från olika system till ett enda datalager får ledningen och det kommersiella teamet en heltäckande bild av gästbeteende, preferenser och mönster. Detta möjliggör en djupare förståelse av gästsegment, vilket i sin tur möjliggör mer riktade marknadsföringskampanjer, personliga upplevelser och skräddarsydda erbjudanden, inklusive merförsäljning och erbjudanden under vistelsen.

Förbättrad revenue management: Tillgång till ett centraliserat datasystem ger revenue management möjlighet att fatta mer välgrundade beslut. Genom att analysera historisk bokningsdata, marknadstrender och gästbeteende kan revenue managers optimera prissättningsstrategier, förutsäga efterfrågan korrekt och identifiera möjligheter för intäktstillväxt, vilket leder till högre intäkter samt ett förbättrat resultat.

Förbättrad operativ effektivitet: Centraliserad data möjliggör strömlinjeformade operativa processer, som att låta exakta prognoser driva schemaläggning och inköp. Operativa team kan också identifiera förbättringsområden och implementera strategier för att förbättra den operativa effektiviteten baserat på datadrivna insikter.

Datadrivet beslutsfattande: Högkvalitativ data från flera system möjliggör informerat och datadrivet beslutsfattande i hela organisationen. Ledningen och det kommersiella teamet kan utnyttja datainsikter för att driva strategiska initiativ, utvärdera effektiviteten av marknadsföringskampanjer och identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar eller generering av mer intäkter. Detta främjar en kultur av evidensbaserat beslutsfattande i hela hotellet.

Förbättrad uppföljning och rapportering: Ett centraliserat datasystem möjliggör uppföljning av hur verksamheten utvecklas. Genom dataanalys- och rapporteringsverktyg kan ledningen och det kommersiella teamet få fram nya insikter, visualisera och följa utvecklingen för olika nyckeltal i realtid. Detta möjliggör datadriven uppföljning, utvärdering och strategisk planering för att optimera hela hotellets resultat.

 

Hotell som vill säkerställa en långsiktigt hållbar lönsamhet måste börja använda all den värdefulla data hotellet samlar in för att fatta klokare beslut som snabbar tar hotellet mot uppställda mål.