Konfigurera systemen så att de hjälper dig i ditt dagliga arbete. Inget mer oändligt letande efter information och avvikelser som kräver handling. Låt i stället ett system hjälpa dig med de mest kritiska aktiviteterna som, om åtgärdade, får en verklig inverkan på intäkter och resultat.
Tid är en knapp resurs för kommersiella team på hotell. Brist på tid har varit ett problem de senaste tjugo åren, och nu när besöksnäringen börjar återhämta sig är problemet ännu större. Dessutom är det svårt att hitta skickliga och kunniga människor för att tillsätta lediga tjänster eftersom många lämnade sina jobb för jobb i andra branscher under pandemin. Därför måste hotellbranschen tänka om kring allt arbete med att locka gäster och skaffa intäkter.
Bygg en flexibel organisation
Utgångspunkten är att tänka om kring det övergripande jobbet för att skaffa gäster. Pandemin accelererade befintliga trender, vilket förändrade segmentmixen dramatiskt, särskilt för affärshotell i citylägen. Därför är hotellens kommersiella jobb inte desamma 2022 som de var 2019. När hotellen har definierat vad de behöver göra nu blir följdeffekten att organisationen för allt kommersiellt arbete måste förändras. Det nya arbetssättet innebär att silotänket från 2019 överges och att fokus istället hamnar på lagarbete. Hotell måste organisera det nya kommersiella teamet för högre flexibilitet, inklusive att arbeta med centralt placerade experter, lokal försäljning samt externa partners som digitala byråer och frilansare. Flexibiliteten gör att hotell kan expandera eller minska organisationen beroende på hur efterfrågan på övernattningar utvecklas.
Ett system för hela teamet
Det enda sättet att maximera produktiviteten i en flexibel organisation är att arbeta som ett team. Varje teammedlem bör ha tillgång till samma information, som mål, planer, aktiviteter och rapportering, i ett lättillgängligt system. Genom att arbeta i samma system får alla teammedlemmar en bra översikt av helheten samt tillgång till viktiga detaljer. Dessutom, när alla är välinformerade, kan varje teammedlem hjälpa en annan teammedlem när det behövs. Ett system med grundläggande funktionalitet för alla teammedlemmar möjliggör lagarbete, medan expertsystem uppmuntrar arbete i silor. Den nya normala för kommersiellt arbete på hotell är lagarbete. Tiden är dock fortfarande en knapp resurs, så teamet behöver hjälp med att hålla reda på de mest kritiska åtgärderna.
Dynamiska varningar
Många system skickar påminnelser staplade på varandra tills listan är så lång att den mänskliga hjärnan inte kan hantera det längre. När du sedan börjar pricka av alla påminnelser upptäcker du att många av dem inte längre är relevanta. Exempel är att efterfrågan ändrades, gästen redan checkat ut, företaget ställde in mötet, någon annan löste problemet och pick-up återgick tillbaka till det normala. I stället för de traditionella påminnelserna och varningarna som kontinuerligt behöver prickas av, bör varningar vara dynamiska. En definition av en dynamisk varning inkluderar relevans och effekt. Relevans betyder relevant i tid och om det är möjligt att vidta någon åtgärd. Med effekt menas det belopp som påverkar intäkter eller resultat. Ett kommersiellt team har bara tid för de mest relevanta varningarna med störst effekt. Så hur många varningar kan en person hantera varje dag? Förmodligen inte så många innan hjärnan fryser och varningarna börjar samlas i långa listor.
Här är en idé. Vad händer om det kommersiella systemet bara skickar de tio viktigaste varningarna till teamet som helhet eller eventuellt till varje person varje dag? Teammedlemmen tittar på varningarna, fattar ett beslut, vidtar åtgärder och prickar av dem om tiden tillåter. Det ska inte vara möjligt att spara eller fördröja en varning efter arbetsdagen. Alla varningar försvinner vid dagens slut, och systemet kommer på nytt att beräkna effekt och relevans och nästa arbetsdag skicka tio nya varningar. Dessa varningar finns nu på en aktuell topp-tio-lista rangordnad utifrån störst effekt och relevans. Systemet hjälper teamet att alltid fokusera på de mest kritiska uppgifterna. Exemplet visar hur ett system kan öka produktiviteten och resultatet genom att styra medarbetarna att göra rätt saker.
