De 5 viktigaste parametrarna i hotellets PMS

31 maj 2022
Hotell behöver data för att fatta bättre beslut. Uppgifterna behöver hålla en hög kvalitet för att säkerställa att hotellet fattar rätt beslut. Därför är informationsinsamling avgörande för att ha tillräckligt med data för att fatta korrekta beslut. Den kritiska startpunkten är att ställa in variablerna i hotellets PMS korrekt och bygga en struktur som är förberedd för analys.
Hotell-PMS har datafält för många olika variabler. Det bästa sättet är att bygga en struktur med många nivåer så att hotell snabbt kan analysera informationen på en hög nivå och en detaljerad nivå. Belöningen för att hantera data korrekt är att den blir lätt att tolka, vilket gör det lättare att förstå verksamheten och vidta rätt åtgärder.

Varför är parametrar viktiga?

Den främsta anledningen till att samla in data är att förstå gästerna bättre. Ju mer ett hotell förstår om reseanledningar, behov och beteende hos gästen och kunden, desto bättre kan ett hotell ge en fantastisk gästupplevelse, sälja mer till varje gäst och hitta fler gäster. Data som lagras i hotellets PMS kommer att hjälpa hotell att öka kundens livstidsvärde (CLV), spara på kundanskaffningskostnader (CAC) och nå ett långsiktigt hållbart resultat. Felaktigt strukturerad och lågkvalitativ data kommer att göra det svårt för hotell att bygga sina intäkter och hantera sina kostnader.
 
Syftet med att samla in data är att skapa byggstenar för att dela in gäster och kunder i relevanta marknadssegment. Hotell ska kunna bygga marknadssegment genom att kombinera många variabler. Detta gör det möjligt för hotell att designa bättre gästupplevelser för specifika målgrupper och lättare locka specifika segment att bo på hotellet.
 

Datakvalitet

Hotell samlar in enorma mängder data som kan analyseras och användas för att öka intäkterna. Data av hög kvalitet kommer att leda till bättre beslut och snabbare framgång. Det finns fem dimensioner av datakvalitet, och hotell måste vara uppmärksamma på dem för att maximera sin användning av data.
 
Noggrannhet innebär till exempel att hotellet stavar gästens namn korrekt, kodar bokningen med rätt segment, all bokningsdata är korrekt och registrerade intäkterna på rätt transaktionskod.
Fullständighet är att hotellet har all detaljerad information om gästen, bokning och transaktioner. Hög fullständighet innebär att ingen information saknas.
Överensstämmelse innebär att data som lagras i olika system eller platser är densamma. Till exempel är hotellets PMS och CRM:s gästinformation densamma.
Redundans/unikitet innebär att data lagras på ett ställe och endast en gång. Inga dubbletter.
Ålder handlar om att data ska vara färsk och aktuell med värden som är aktuella

Analys

Börja alltid med helheten när du analyserar en hotellverksamhet. Därför är en bra början att sortera variabler efter storlek för att säkerställa att fokus sker på de variabler som avsevärt kan påverka intäkter och resultat. Gå sedan ner på detaljer, om det behövs, för att få mer insikter för att säkra rätt beslut.

De 5 viktigaste parametrarna

För att göra analysen snabbare och lättare att förstå, bygg en enkel struktur för varje variabel. Helst ska hotellets PMS kunna ha minst två nivåer på alla variabler, dvs. med en kod och en kodkategori. Ett avancerat hotell-PMS har flera nivåer och kan därför ge en bättre datastruktur och mer informativa rapporter.
 
Det finns ingen universell namnkonvention för tillgängliga fält i hotellets PMS. Vad är en marknad, segment, källa, kanal, typ, etc.? Dessa variabler betyder olika saker i olika hotell-PMS. Hotellet kan ofta själv bestämma användningen och lägga in information för de nedanstående fem viktigaste variablerna.

Reseanledning

En variabel bör helt ägnas åt anledningen till att gästen besöker destinationen och bor på hotellet. En vanlig utgångspunkt är de två reseskälen, affärer och fritid. Under dessa rubriker finns det många olika anledningar, såsom affärsresor, MICE, en avkopplande helg, familjesemester, etc. Resorsakerna kommer att skilja sig mellan ett fullservicehotell i city och ett resorthotell, så varje hotell lockar gäster baserat på olika reseskäl. World Travel Association definierar tre anledningar till resor: rekreation och semester, besöka familj och vänner och affärer. Dessa är ofta en bra utgångspunkt.

Distributionskanal

En annan viktig variabel att spåra är distributionskanalen. Anledningen är att hantera Customer Acquisition Cost (CAC). Här är en bra utgångspunkt direkta och indirekta kanaler, sedan om bokningen är online eller offline, och slutligen den enskilda kanalen. Strukturen kommer att göra det möjligt för hotell att förstå distribution och kostnader fullt ut.

Priskod

Hotell har ett stort antal priskoder, och det stora antalet motiverar grupperingen av priskoder i kategorier. Utgångspunkten är publika priser och avtalade priser. Sedan finns det underkategorier under varje kategori och den faktiska priskoden på den lägsta nivån.

Varifrån kommer gästen

De geografiska marknaderna är unika för varje hotell. Det traditionella sättet är att använda länder eller stater för att förstå var gästen kommer ifrån och följa och rapportera till officiell statistik. Ett bättre sätt skulle vara att gruppera länder eller regioner i större enheter och dela upp länder och regioner i mindre områden. Hotellet kan sedan rikta in sig på potentiella gäster som bor i specifika städer eller stadsdelar.

Transaktionskod

Slutligen måste hotellet veta vad gästen köper. Standardinställningen är att lägga till transaktionskoder för varje intäktskälla. Ett skäl är att följa reglerna för moms och andra skatter. Ett annat skäl är att mappa transaktionen till rätt konto i redovisningssystemet. Det är bra att skapa en balans mellan detaljerade transaktionskoder för varje produkt och tjänst och produkt- och tjänstekategorier.

Andra variabler

Hotell-PMS samlar in många andra variabler automatiskt, såsom vistelsens längd, bokningsfönster, bokningsdatum, vistelsedatum, etc. Hotell kan också använda dessa variabler för att utforma marknadssegment för att locka gäster för specifika perioder.