Budgetera intäkterna för 2023

30 augusti 2022
September är runt hörnet och startpunkten för budgetsäsongen. Det är dags att blicka framåt mot 2023 och ta reda på vilken intäktsmix som kommer att maximera nästa års vinst. Ta fram dina kalkylblad och hoppas att de är korrekta och ger korrekta siffror. Se upp för alla historier om företag som gick under på grund av misstag i formlerna i viktiga kalkylblad. Förhoppningsvis kommer fel i kalkylblad aldrig att hända i hotellbranschen.

Börja med att budgetera logiintäkten

Ett hotells kärnverksamhet är att tillhandahålla övernattning. Rumsintäkter är den största intäktskällan på ett hotell, och det är anledningen till att börja med logiintäktsbudgeten. Innan du börjar är det viktigt att samla in information som kommer att påverka efterfrågan på övernattningar. Varje hotell behöver bygga en efterfrågekalender med detaljerad information om helgdagar och evenemang på destinationen. Ju mer information ett hotell har om allt som planeras för nästa år, desto bättre för att uppskatta efterfrågan och sätta en realistisk budget. Det här är det väsentliga som måste finnas i efterfrågekalendern.

Viktig information i en efterfrågekalender

Konceptet med en kalender är att visa detaljer om varje dag på året. Efterfrågan på hotellrum varierar från nästan ingen till överefterfrågan beroende på reseanledningar till destinationen för varje dag. Därför måste informationen vara specifik för varje dag på året. Varje dag bör ha en notering med följande information.
  • Högtider och andra helgdagar
  • Händelser på destinationen
  • Hotellets historiska prestanda
  • On-the-books för hotellet
  • Allmänna resemönster till destinationen
  • Historisk data för konkurrerande hotell (comp set)

Ändringar på destinationen

Nästa steg är att hitta information om förändringar på destinationen som skulle påverka efterfrågan på övernattning och förändringar i utbudet av hotellrum. Exempel på viktiga förändringar är en öppning en ny multisportarena, nya direktflyg från potentiella matarmarknader, investeringar i infrastruktur och marknadsföringskampanjer för att locka besökare till destinationen. Nytt utbud kommer att öka konkurrensen om gästerna och troligen påverka den totala beläggningen på destinationen.

Förändringar i ekonomin

Efterfrågan på hotellrum korrelerar direkt med BNP-förändringarna i ett land (och i de länder varifrån folk reser till destinationen). Om ekonomin expanderar kommer efterfrågan att öka och vice versa. Håll därför ett öga på ekonomins utveckling för att vara beredd att vidta åtgärder, som att höja priserna när ekonomin växer, om det behövs.

Prognostisera antalet belagda rum och ADR

Om hotellet har samlat på sig informationen som diskuterats ovan är hotellet är nu väl förberett att börja prognostisera hur många rum och till vilket snittpris hotellet kommer att kunna sälja dag för dag för nästa år. Den första delen av budgetprocessen är att prognostisera, vilket innebär att, baserat på all information, hotellet gör en realistisk uppskattning av hur många rum de kommer att kunna sälja till vilket ADR. Resultatet är en realistisk bild av hur nästa år kommer att utvecklas. Det är dock osannolikt att ägare, högsta ledning eller hotelldirektören kommer att vara nöjda med en realistisk utsikt för nästa år. De vill ta fler marknadsandelar, öka intäkterna i högre takt, sälja mer och maximera vinsten. Budskapet är tydligt: ​​"Du kan bättre än så här." Den andra (tredje, fjärde och ...) omgången gör bedömningar om hotellet skulle kunna öka beläggningen och för vilka dagar hotellet kan justera beläggningen. Efter några omgångar, när alla är nöjda, gör hotellet om prognosen till nästa års budget.

Budgetera alla andra intäktskällor

Många andra intäktskällor är direkt relaterade till gästerna som bor på hotellet. Gästerna använder mötesrummen, äter och dricker på restauranger och barer, går på behandlingar i hotellets spa och deltar i aktiviteter. Hotell börjar med logiintäktsbudgeten på grund av förhållandet mellan rum och andra intäktskällor. Utgångspunkten för att budgetera andra intäktskällor är antalet sålda rum och antalet gäster. Fler gäster på hotellet innebär fler möjligheter att sälja ytterligare produkter och tjänster. Färre gäster på hotellet gör att hotellet behöver hitta lokala gäster för mötesrum, restauranger, barer, spa och aktiviteter eller att minimera verksamheten på dagar med mindre efterfrågan.
 
Det finns två alternativ att budgetera för andra intäktskällor. Det ena är att budgetera allt som en procentandel av rumsintäkter eller en genomsnittlig intäkt per gäst. Fördelen med denna metod är att hotellet redan har uppskattat efterfrågan, och alla intäkter från andra källor kommer automatiskt att uppdateras när antalet sålda rum eller hotellgäster ändras. Hotellet kommer alltid att ha en uppdaterad prognos så länge som revenue managern håller prognosen uppdaterad. Nackdelen med metoden är att hotellet måste lägga till intäkter separat för alla lokala externa gäster. Ändå är fördelen att hotellet bättre förstår hur mycket intäkter hotellgäster respektive externa gäster genererar. En annan fördel är att revenue managern kan ha fullständig kontroll över den totala intäktsbudgeten.
 
Det andra alternativet är att budgetera varje intäktskälla baserat på historiska data uppdaterade med förändringar i ekonomin och konsumentbeteende. Denna metod innebär dock att hotellet måste följa samma procedur vid budgetering av hotellrum för varje intäktskälla vilket innebär dubbelarbete.

Budgetfunktioner i Demand Calendar

Budgetprocessen i Demand Calendar är förmodligen den snabbaste i branschen. Prognosticera antal belagda rum, ADR och alla andra intäktskällor. Alla intressenter kan få tillgång till Demand Calendar för att se budgetförslaget för att påskynda kommunikationen för att fastställa budgeten. Som ett resultat sparar hotellet tid och frustration och kommer att nå en högre kvalitet på alla budgeterade siffror. Under året kan revenue managern och andra enkelt uppdatera prognoser och jämföra dem mot budgeten för att hålla koll på det faktiska förväntade utfallet. God kontroll av budgetar och prognoser kommer att hjälpa hotellet att fatta bättre beslut för att öka intäkterna och maximera vinsten.