Har ni ett väl fungerande kommersiellt team?

Har ni ett kommersiellt team på ditt hotell? Och vet du hur man skapar ett fungerande kommersiellt team? Det är av yttersta vikt att man skapar ett fungerande kommersiellt team utifrån gemensamma mål för att man ska kunna maximera sitt gemensamma arbete med att öka och maximera intäkterna.

Om man inte har ett fungerande team så arbetar man i silon och riskerar att ha kontraproduktiva mål för de olika avdelningarna och rollerna. Den ena funktionen på hotellet vet inte vad den andra gör och de kanske inte heller har samma målbild eller syn på vägen till målet. Det innebär slöseri av tid och resurser men också att man inte får ut så mycket som man skulle kunna av den tid som hotellets olika roller lägger ned på att försöka bidra till att maximera intäkterna. Det kan även uppstå situationer när en avdelning säljer rum för billigt eftersom de inte är införstådda med guidelines och policies som är fastställda av revenue management, vilket leder till att man frångår fastställda strategier. Det kan indirekt drabba hotellets varumärke om man tar olika beslut och inte kommunicerar konsekvent och enhetligt gentemot kunderna. Förlusterna som det innebär att inte arbeta i kommersiella team är många. Den största förlusten är helt klart att man inte maximerar sina intäkter så som man skulle kunna göra om alla hade en samsyn kring målen och arbetade systematiskt gentemot målen.

Så, hur går man då tillväga för att skapa ett fungerande kommersiellt team? Jag lyssnade på vår expert på revenue management, Ognjen Lauseger, när han berättade om hur man skapar ett fungerande kommersiellt team utifrån gemensamma mål. Han gav flera handfasta råd för hur man bör agera och arbeta för att lyckas.

Definiera målen gemensamt
Först och främst gäller det att definiera målen tillsammans och kommunicera dem internt. Först måste alla tillsammans definiera målen, det är a och o för att lyckas. Man måste även bryta ned målen så att det är tydligt vad som gäller för alla hotellets avdelningar och roller. Sedan är det minst lika viktigt att man kommunicerar ut dem till alla.

Ansvarsfördelning och roller
Därefter måste man göra en ansvarsfördelning och tydligt definiera de olika rollerna dvs. vem som gör vad. Och inte minst är det viktigt att detta kommuniceras ut. Vad ansvarar revenue management-, marknads- respektive säljavdelningen för? Vem gör vad?

Aktiviteter för att uppnå målen
Det tredje steget är att aktiviteter som leder till att målen uppnås måste beslutas om och genomföras. Man måste helt enkelt enas kring vad som behöver göras för att målen ska uppnås.

Vikten av strukturerade möten
Ett fjärde steg att enas kring är vilken input som behövs och från vem för att varje aktivitet som man beslutat om, ska bli lyckosam. Det handlar om att bestämma vilka möten man ska ha och – minst lika viktigt – ha en tydlig mötesstruktur och agenda för alla möten. Man ska aldrig gå in i ett möte utan att på förhand ha ett tydligt syfte med mötet dvs. klart för sig vad man ska besluta om. Möten utan agenda och mötesstruktur är ofta kontraproduktiva och slöseri med tid. Inga möten ska hållas bara för att man ska ha ett möte utan ett tydligt mål med själva mötet. Detta gäller oavsett om det är statusmöten för att diskutera prognoser, om det är ett kunskapsmöte för att tillsammans dra lärdomar av föregående månads resultat eller om det är ett aktivitetsmöte för att planera aktiviteter.

Olika typer av möten
Vi kommer då in på vilka olika typer av möten man bör ha för att det kommersiella teamet ska fungera och ha en bra dialog och samsyn löpande.

Statusmöten
Ett statusmöte syftar till att få samsyn och att alla ska få ge input till prognosarbetet. Revenue management arbetar inte som bäst om de arbetar i en silo så vikten av att man har en samsyn och även löpande i den dagliga verksamheten har samma målbild kan inte nog betonas. Det kan också handla om att man vill diskutera merförsäljning och prissättning för de kommande fyra veckorna. Dessa möten är viktiga för att sälj- och marknad löpande ska kunna ge revenue management information och inspel om vad de anser. Man behöver då bl.a. ha underlag till ett sådant möte som anger hotellets forecast och room forcast så att man utgår ifrån samma information och siffror när man diskuterar.

Kunskapsmöten
Ett kunskapsmöte syftar till att dra lärdomar av föregående månads resultat och utfall. Man behöver gå igenom utfallet och se över både hur man presterade jämfört med föregående år men framför allt utfallet gentemot sitt Comp Set. Endast genom att utifrån information om föregående månads resultat analysera anledningar och genom att utvärdera de aktiviteter som man genomfört kan man dra lärdomar av vad som var mindre kloka beslut och vad man kanske bör göra mer av framöver. Man kan då analysera olika segment för att utvärdera utfallet och försöka hitta anledningar till eventuella tapp i intäkterna. Är det en avtalskund som inte levererar? Eller är det grupper som har avbokat? Det finns mycket att lära av att tillsammans gå igenom informationen om föregående månads utfall för att se vad som kunde ha gjort ändå bättre eller annorlunda.

Aktivitetsmöten
Aktivitetsmöten syftar till två olika saker: att vara tillbakablickande - för att analysera och utforska orsaker till avvikelser från aktiviteters önskade resultat och att vara framåtblickande – att planera och revidera aktiviteter samt inte minst att enas om framtidsbilden. Man bör då bl.a. se över ”pick-upen” och ”on the books” för att ha något att utgå ifrån.

Återigen syftar samtliga möten till att alla, och då menar vi alla, ska vara med och bidra till att hela tiden slipa organisationens gemensamma arbete mot de gemensamma målen.

Strategimöten
Slutligen så bör man ha strategimöten för gemensam revidering av strategin och guidelines. Utifrån de lärdomar som man har dragit i sina kunskaps- och aktivitetsmöten så kan man finslipa sin strategi och kanske till och med förändra den vid behov av det. Det kan gälla så väl ”Business strategy”, ”Rates strategy” som ”Contracted Corporate strategy” som kan behöva förändras för att man ska uppnå de uppställda målen.

Rätt framtida beslut genom ökad förståelse och samsyn
Alla dessa möten syftar till att få ökad förståelse och information för hur utfallet har blivit och varför man inte har presterat så som planerat. Man ser på marknaden och hur den har presterat och jämför sitt RevPAR. Det viktigaste är sedan att identifiera varför hotellets egen prestation inte blev så som man ville givet att marknaden är oförändrad. Sedan kan man tillsammans gräva vidare och se på förändringar som har lett till det bristande resultatet och framför allt fördjupa sig i vad som är anledningen till förändringen.

Bara genom att man tillsammans analyserar och förändrar sättet man arbetar på kan man åstadkomma en förändring framgent. Ett dåligt utfall är fakta och något som man inte kan förändra i efterhand. Framtida resultat däremot finns det alla chanser i världen att med rätt beslut påverka och förbättra. Inte minst kan man inte nog betona vikten av att alla är med på banan och har en samsyn kring allt från målen, strategier och aktiviteter som man genomför. Med mer information och analys som leder till slutsatser och samsyn om vad man kan förbättra kan man ta rätt beslut som maximerar intäkter och därmed vinsten. Genom ett gemensamt strukturerat och systematiskt arbete och väl fungerande samarbete i kommersiella team är det fullt möjligt, för att inte säga enkelt.

Hur arbetar ni på ditt hotell? Har ditt hotell ett fungerande kommersiellt team? Om inte så är det definitivt dags att skapa det. För visst vore det synd att inte ta den chansen att maximera den tid ni tillsammans lägger ned?