Madeleine Rosberg
Madeleine Rosberg Head of Communication

Hur hotellen kan arbeta strategiskt med sina företagsavtal

Demand Calendar anordnade nyligen sin Summit – en kundträff med föredrag för såväl befintliga kunder som potentiella kunder – på Best Western KOM Hotel i Stockholm. Det var den mest välbesökta Summit hittills med ett 40-tal personer på plats som kom ifrån många olika hotell både i Stockholms området och från andra delar av landet. Temat för vår Summit var företagsavtal och hur man som hotell kan arbeta strategiskt med dem. Företagsavtal och därtill hörande frågeställningar är som bekant högst aktuella eftersom de flesta hotell förhandlar om sina avtal under hösten.

Ognjen Lauseger, Head of Customer Success, och Anders Johansson som är VD på Demand Calendar höll föredrag. Anders Johansson inledde kort med att reflektera över kundens perspektiv på företagsavtal och med att reflektera över de spaningar som finns vad gäller företagens resetrender. Anders reflektioner berörde bland annat innehållen i företagsavtalen. Han konstatera att avtalen generellt sett går mot mer dynamiska priser och mot standardiserade lösningar, snarare än speciallösningar. Standardiseringen av avtalen innebär möjligheter till en högre jämförbarhet för hotellen när de vill jämföra olika kundavtal.

Därefter tog Ognjen Lauseger vid och höll sitt föredrag om företagsavtal vars fokus var hur man som hotell kan bli bättre på att hantera sina företagsavtal gentemot kunderna genom att visa på vilket värde man kan erbjuda dem.

Vikten av att ta fram en kontrakteringsstrategi
Ognjen lyfte bland annat fram hur viktigt det är att man som hotell både har en affärsstrategi men att man också utarbetar en kontrakteringsstrategi för sina företagsavtal. Att ha en strategi för kontraktering är ett viktigt verktyg för att man som hotell ska kunna uppnå hotellets övergripande mål. Ognjen betonade också vikten av att man inom hotellet arbetar i team, och inte i silos, för att tillsammans ta fram såväl kontrakteringsstrategin som den övergripande affärsstrategin. Det är då viktigt att ha regelbundna strategimöten för att revidera strategin och tillhörande guidelines löpande, i dialog mellan alla olika berörda roller inom hotellet.

Ognjen gav många konkreta och handfasta råd avseende hur man bör sätta en strategi för kontraktering. Utifrån den strategin ska man sedan ta fram guidelines i vilka man specificerar vad man ska förhålla sig. Såväl strategin för kontraktering som tillhörande guidelines ska man revidera regelbundet. Det är också viktigt att man tar fram en strategi för nykontraktering respektive för omkontraktering.

Viktigt med tydlighet internt
Han kunde inte nog betona vikten av att göra strategin så enkel som möjligt så att alla inblandade inom hotellets organisation verkligen förstår vad de har att förhålla sig till. Han nämnde att säljarna ibland kan bli lite ”nära” sina kunder varför det även kan utgöra ett stöd för dem att ha en kontrakteringsstrategi och guidelines att förhålla sig till.

Det är viktigt att alla inom hotellet är med på banan och att man har en tydlig bild inför vilka direktiven är inför nästa år vad avser företagsavtal. Det är också viktigt att alla känner till strategin ifall någon skulle vara föräldraledig eller bli sjuk etc. Det är även enklare att utvärdera företagsavtalen om man har en tydlig strategi som man följer.

Kontrakteringsstrategier
Ognjen gav också ett konkret exempel på en enkel kontrakteringsstrategi. Det är många hotell som har avtal med många små företag, avtal som monetärt sett endast står för en liten andel av intäkterna. Han menade att man helt enkelt måste fokusera på att lägga tid på att förhandla avtalen med de så kallade ”A-kunderna”, dvs de företagskunder som man kan tjäna mest på, inte på småavtalen.

Några aspekter som Ognjen lyfte fram, som man som hotell bör fundera över i relation till företagsavtalen och när man tar fram sin kontrakteringsstrategi, var följande:
Vilken typ av kunder vill man kontraktera?
Vilken typ av resande har dessa kunder? Är det projektnätter, grupper eller individuellt resande?
Vilket boendemönster har företaget – vilka nätter bor de och hur många nätter stannar de etc.?

Han återkom till vikten av tydlighet och att man som hotell måste bestämma sig för vad man vill få ut av sina företagsavtal. Man måste vara tydlig med hur man vill göra – vilka vill man erbjuda rum? Om man inte funderar över det riskerar man att lägga ned en massa jobb i onödan på icke lönsamma kunder.

Det finns också en annan aspekt på att ha en strategi och guidelines – säljarnas perspektiv. Säljarna på hotellet ska kunna förlita sig på sina guidelines och att de är väl förankrade inom hotellets alla roller. Det krävs enkelhet och tydlighet så att alla förstår när man tar fram sin kontrakteringsstrategi.

Kreativa produkter vid kontraktering
Det finns många kreativa produkter för kontraktering av företagsavtal som hotell kanske inte alltid har i åtanke när de diskuterar och förhandlar sina företagsavtal. Det gäller flera olika aspekter av ett företagsavtal som man som hotell kanske inte alltid själva värderar och sätter ett pris på, men som kan ha stort värde för företagskunderna. Om något har ett värde för kunden är det också möjligt att ta betalt för det menade Ognjen. Han jämförde med flygindustrin där det ju ofta är en självklarhet att man inte kan boka av biljetter hur som helst om man inte har betalt en premie för att ha den flexibiliteten att boka om och boka av. Möjligheten till avbokning och ombokning har ett pris. Så varför ger man ofta bort den möjligheten helt gratis inom hotellindustrin frågade sig Ognjen och fick spontant medhåll från många av åhörarna.

Sådana exempel på något som har ett värde i relation till företagskunder är bland annat vilken tillgänglighet man är villig att erbjuda till avtalspriset – det har ett konkret värde för kunden och kan därmed prissättas.

Ett annat värde att lyfta fram är tillgängligheten i önskad kanal för företagskunden. Det kan finnas ett värde för företagskunder att kunna boka via en viss specifik kanal som exempelvis personlig reservation. Det är något som man kan sätta ett pris på då det har ett värde för kunden.

En annan sådan aspekt, som kan ha värde för företagskunder, är pristrygghet dvs om man får ett statiskt pris vilket underlättar för företagets budgetering av kommande resekostnader eller om man får ett dynamiskt pris. En annan aspekt är vilka betalningsalternativ som man erbjuder som t ex att det inte är självklart att det ska vara gratis att välja att få faktura med de merkostnader och administration som det innebär för hotellet.

Prissätt värdet för kunden
Alla dessa aspekter, som man ibland kanske kan ta som självklara som företagskund, har ett värde i sig och därför är möjligt att prissätta i företagsavtalen. Man bör därför som hotell fundera över dessa aspekter och ta med dem i hotellets kontrakteringsstrategi för att på förhand bestämma sig för vad man är villig att ge bort gratis och inte. Det gäller att visa på värdet av olika fördelar som man erbjuder i relation till företagskunderna och även att vara tydlig internt med vad man är villig att gå med på för villkor i de olika avtalen som man sluter med företagskunder.

Det handlar helt enkelt om att man kan få upp priserna i sina företagsavtal genom att erbjuda dessa fördelar och att visa på det konkreta värdet och fördelarna för kunden som de aspekter som anges ovan ger kunden. Hotellen måste bli bättre på att prata om de olika ”värden” som de kan erbjuda sina företagskunder och även på att skapa produkter som man själv vill jobba med i relation till sina företagskunder. Och slutligen – ”keep it simple” och se till att alla roller inom det kommersiella teamet på hotellet är inkluderade i arbetet med att ta fram kontrakteringsstrategin.


Var du på vår Summit och önskar få presentationen? Klicka här så länkas du vidare till en landing page där du finner presentationen.