Har dina anställda rätt verktyg?

Medarbetarna är hotellets mest värdefulla tillgång, men också hotellets högsta kostnad, Din uppgift som ledare är att se till att du får ut maximal produktivitet från alla dina medarbetare. Den absolut enklaste åtgärden är att se till att medarbetarna har rätt verktyg så att de gör rätt saker och inte slösar bort sin dyrbara tid på onödigt arbete.

Det är på intäktssidan som man kan göra en reell skillnad för att förbättra resultatet i ett hotell eftersom en stor del av kostnaderna är fasta och svårligen kan påverkas.

På marknaden finns det många olika system för att hantera hotellets intäkter. Frågan som man som VD alltid bör ställa sig är - har jag verkligen gett mina medarbetare rätt verktyg för att kunna hantera sina uppgifter så att de kan fatta kloka och väl underbyggda beslut? Och utvecklas mina medarbetares färdigheter genom systemen? Många VD:ar i hotellbranschen ger inte sina medarbetare rätt verktyg vilket leder till att man både förlorar intäkter och att medarbetarna ägnar sin tid åt fel saker. Är du en av dem? 

Många revenue managers inom hotellbranschen använder sig fortfarande av Excel som sitt främsta verktyg. Att använda Excel kan ha flera nackdelar - förutom att det är både tidsödande och komplext att arbeta med Excel så innebär det en risk när fler personer ska arbeta tillsammans i Excel. Det finns också en risk att data kan gå förlorad eftersom olika versioner inte är synkroniserade och ändringar inte sparas direkt som de gör i cloud-baserade lösningar. Excel kan också ibland innebära ett limbo - antingen kan det vara alltför detaljerad data så att det blir tidsödande att själv ta fram prognoser och rapporter. Eller så är det inte tillräckligt detaljerat.

Många tror att fler datakällor ger en större säkerhet. Fast det är egentligen oftast precis tvärtom - ju fler datakällor, desto större felmarginal. En annan viktig aspekt är hur den data som man tar fram presenteras vilket kan vara helt avgörande för vilka slutsatser man kan dra samt inte minst hur lång tid det tar.

Med rätt beslutsunderlag rätt använt kan man öka intäkterna, spara tid och effektivisera samarbetet inom hotellet. Ett system som används i beslutsfattandet är dock aldrig smartare eller mer användbart än vad dess användare tillåter det att vara - vilket utbyte man får av ett system beror på hur man använder det, inte att man använder det. Därför är det som VD viktigt att säkerställa om man har gett sina medarbetare rätt verktyg för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och ta väl underbyggda beslut.

Genom att ge medarbetarna tillgång till system utvecklat för hotell för att hantera intäkterna kan medarbetarna inom marknad, sälj och revenue management få bättre koll på hotellets intäkter. Alla får en bättre överblick och förståelse för efterfrågan på marknaden och från enskilda marknadssegment. En av de största fördelarna med att använda ett system som automatiskt hämtar och sammanställer information från hotellets eget PMS samt från marknaden är tidsbesparingen som kan användas för att genomföra aktiviteter istället för att samla data. Vill du som VD att din säljare ska träffa potentiella kunder eller ägna tid åt att sammanställa rapporter? 

I dag talar många om AI (Artificiell Intelligens) som i framtiden kan ersätta människans roll i beslutsfattandet. Vissa menar att AI helt kan ersätta människan vad gäller exempelvis prissättning. Systemen är än så länge bara verktyg och det är långt kvar innan systemen har samma omdöme som en människa och därför måste besluten alltid fattas av människor. De bästa systemen är human centric dvs. människan är fortfarande i förarsätet och tar de slutliga besluten. Inget system kan idag ersätta en duktig revenue manager. Det ultimata är att revenue managers utvecklar sitt beslutsfattande och sina förmågor genom att använda systemen smartare.

Det är människorna som är beslutsfattare och som med rätt verktyg rätt använda gör skillnad mellan framgång eller inte.