COVID-19 Checklista för Revenue Managers

(3 min read)

Coronaviruset har slagit till med full kraft mot världen och i synnerhet mot hotellbranschen. Nedan kommer en checklista för Revenue Managers på förslag hur man kan tänka under denna svåra tid.

Håll hårt i priset

All forskning visar gång på gång att det inte hjälper intäkterna att sänka priset. Just nu är det ingen som kommer för att priset är lägre eller för att du har ett attraktivt erbjudande. Håll dig därför till dina ordinarie priser.

Däremot är det viktigt att ta bort restriktioner som gör det svårare att boka. Tag bort MLOS (minimum length of stay) och CA (closed to arrival) löpande för minst en månad framåt i tiden ända tills du ser att bokningarna återigen börjar komma in.

Distributionskanaler

Se till att alla kanaler är öppna så att det går att boka hotellet överallt. Självklart är det lika viktigt som vanligt att hålla rate parity i alla kanaler och om det går försöka styra bokningar till den egna hemsidan.

Säkerställ att alla rate codes är rätt kopplade för att underlätta att all data hamnar rätt i hotellets PMS. På köpet blir analysen av bokningsläget både effektivare och mer korrekt.

Prognoser

I det här läget är prognoser viktigare än någonsin tidigare för att kunna planera verksamheten. Det kommer en vändning och då handlar det om att vara beredd på ökningen och inte glömma att justera priserna. Uppdatera därför prognosen, för både rum och pris, dagligen för två veckor framåt. Blicka också framåt och uppdatera prognosen för innevarande månad och nästkommande månad ett par gånger i veckan.

Följ bokningsläget noga, helst flera gånger om dagen. Håll koll på hotellets pick-up - både påbokningar och avbokningar. Analysera vilka segment som påbokas respektive avbokas. Analysera på- och avbokningar i de olika bokningskanalerna. Följ trenderna för på- och avbokningar från olika länder. Det första tecknet till en vändning är när svenska bokningar sakta börjar öka igen. Håll koll även på vistelselängden som eventuellt ökar när det blir svårare att resa till och från olika destinationer.

Debitera företag för avbokningar

I det här läget måste hotellet få in pengar och därför måste hotellet debitera för avbokning av konferenser och grupper enligt gällande avbokningsregler. Skicka ut faktura samma timme som avbokningen sker för att snabbt få in pengarna.

Vill kunden flytta fram konferensen till ett senare datum, ta fortfarande betalt för avbokningen, så att hotellet får in pengarna nu. Om du vill kan du ge ett extra förmånligt pris för den framflyttade bokningen.

För nybokningar av konferenser och grupper för de kommande sex månaderna, var lite generösare med avbokningsregler, t.ex. gratis avbokning tre veckor innan ankomst. För bokningar längre fram i tiden från t.ex. september 2020 gäller ordinarie avbokningsregler, men var förhandlingsbar om kunden önskar andra villkor. Det är svårt att förutse när världen återgår till det normala igen.

Generösa avbokningsregler för enskilda gäster

Många gäster kan helt enkelt inte resa enligt tidigare planer. Var generös för avbokningar och ombokningar från enskilda gäster.

Befintliga bokningar - non-refundable

Gästen har normalt inte rätt att boka om eller få tillbaka pengarna för den här typen av bokningar. De flesta gäster vet detta, men förväntar sig att hotellen är flexibla i det här läget. Försök hitta lösningar som gör att hotellet inte behöver betala ut några pengar. Här är tre olika möjligheter.

  • Erbjud gratis ombokning till valfritt annat datum senast 24 tim innan ankomst för vistelser till och med 30 juni 2020. Datumet kanske behöver flyttas fram beroende på beslut från myndigheterna.
  • Erbjud gratis avbokning och ett presentkort för bokad vistelse + en extra natt, middag eller något annat som kompensation, senast 24 tim innan ankomst för vistelser till och med 30 juni 2020. Presentkortet gäller året ut för att ge gästen möjlighet att planera långt i förväg.
  • Erbjud gratis avbokning med full återbetalning senast 24 tim innan ankomst för vistelser till och med 31 maj 2020. Datumet kanske behöver flyttas fram beroende på myndigheternas beslut.

Nya bokningar – non-refundable

Hotellet ska fortsätta att sälja non-refundable längre fram i tiden. För att locka gästen att boka kan hotellet erbjuda möjlighet att ändra eller avboka under en begränsad tidsperiod.

  • Erbjud gästen fri ändring och avbokning av alla bokningar som görs fram till den 31 maj senast 24 tim innan ankomst. Datumet kanske behöver flyttas fram beroende på myndigheternas beslut.

Kommunicera mera

Hotellets revenue manager kommer att ha bäst koll på prognoser, aktuellt bokningsläge och pick-up. Det är väsentligt att kontinuerligt hålla hela hotellet informerade om utvecklingen för att alla ska kunna planera och göra det bästa de kan i det här läget. Kommunicera gärna två gånger per dag om aktuellt läge.

Städa i dina befintliga system

När aktivitetsnivån är lägre finns det tid över att städa i hotellets system. Säkerställ att all data är rätt i de system du använder.

Strukturera

Det är nu hotellet ska passa på att ändra strukturen på segment, priskoder, distributionskanaler och annat som du så länge funderat på men inte fått tid till. Tänk igenom vilken strukur som skulle underlätta arbetet med revenue management framöver.

Uppdatera

Upprätta en process för att säkerställa att all data i hotellets PMS blir rätt framöver. Passa på att uppdatera informationen i hotellets PMS för att höja datakvaliteten så att du kan bli säkrare på att du fattar rätt beslut i framtiden.

Planera framåt

Hur mörkt läget än är just nu, så kommer det en vändning. Det är nu hotellet ska planera framåt genom att förbättra processer och rutiner för revenue management.


Läs även:

COVID-19 Checklista för hotell

COVID-19 Checklista för Sales Managers